Como equilibrar o contas a pagar e o contas a receber

Como equilibrar o contas a pagar e o contas a receber

Equilíbrio é palavra mais do que bem-vinda na rotina empresarial. Ainda mais quando se refere às despesas. A rotina de fluxo de caixa para que as contas a receber sejam superiores às contas para pagar exige disciplina e também técnicas. A Rede Endeavor, conhecida mundialmente pelas informações relacionadas ao mercado, divulgou a Pesquisa Desafios dos Empreendedores Brasileiros e nela é possível entender que uma dor comum aos empresários é a gestão financeira (com 6,6 em 10 pontos, ficando atrás somente da dificuldade com gestão de pessoas, que teve nota 6,7 em 10). 

Se equilibrar as contas a pagar e as contas a receber também é um desafio para você, continue a leitura pois nesse artigo vamos falar sobre:

 

• O que são contas a pagar e contas a receber
• Como encontrar o ponto de equilíbrio das finanças
• Quais os benefícios em investir sua energia nesse processo
• Quais ferramentas ajudam no controle de caixa
• E muito mais!

O que são as contas para pagar e as contas a receber

Apesar de, na rotina, você já lidar com esses conceitos, é importante entender exatamente quais são. Toda vez que a empresa faz o compromisso financeiro com um fornecedor ou parceiro há a geração de uma conta a pagar. E toda vez que a empresa vende um produto ou serviço é gerada uma conta a receber. Juntas, elas compõem parte significativa do plano de contas e do fluxo de caixa. Simplificando, conta a pagar sai dinheiro do caixa e conta a receber entra dinheiro no caixa. 

Mas nem sempre esse processo de entradas e saídas acontece simultaneamente e em perfeita sincronia. Por exemplo: a folha de pagamento dos colaboradores em regime de carteira assinada vence, em geral, até o 5º dia útil do mês subsequente à prestação de serviço. Entretanto, na maior parte das vezes as entradas (pagamentos de vendas feitas em cartão, acerto de mensalidades feito por seus clientes etc) acontecem antes do dia de fazer o acerto da folha de pagamento e é aí que entra em cena a necessidade de criar um fluxo equilibrado de entradas e saídas de forma que haja dinheiro em caixa para fazer os pagamentos nos dias necessários. 

Como encontrar o ponto de equilíbrio entre entradas e saídas

Gestão, gestão e gestão. Não há outra resposta para essa pergunta. Gerir é essencial para que haja equilíbrio. Mas não precisa ficar perdido, nós vamos te guiar em um passo a passo simples e muito efetivo para encontrar o ponto de equilíbrio entre as entradas e saídas. 

O primeiro passo é registrar. Anote tudo no sistema e crie processos que facilitem os próximos meses. O aluguel vence todo dia 20? Anote. E antes que diga, “eu sei de cabeça”, reflita: o que acontece se você adoecer e outra pessoa precisar gerir esse processo? Mesmo o mais simples processo deve ser registrado. Só assim você terá estabilidade para lidar com cenários em que haja baixa de caixa. 

O segundo passo é realmente ter um fluxo de caixa. As planilhas são sim úteis, mas ficam ultrapassadas facilmente. Por isso, fluxo de caixa ideal e fidedigno em geral está atrelado a um sistema gerencial. Primeiro porque a atualização é instantânea e pode ser programada, fazendo conciliações automáticas e já sinalizando previsibilidades. Depois, porque mesmo as pequenas empresas têm acesso aos sistemas com preços muito competitivos e possíveis de serem facilmente implementados – como o Sistema Nathyelle Web Gestor e o Sistema Nathyelle Desktop Gestor. Vamos falar mais a fundo sobre isso mais adiante.

Não menos importante está a prática de centro de custos. Centros de custos ajudam a agrupar melhor as entradas e saídas e dar mais fluidez ao caixa. Por exemplo: se você precisa fazer o acerto da folha de pagamento no 5º dia útil do mês é prudente não agrupar outras despesas expressivas nessa mesma data. Se o imposto vence por volta do dia 20 e ele representa um custo alto para seu negócio, minimize os pagamentos nessa data e converta seus esforços de entradas para esse período. Além disso, os centros de custos vão te ajudar a negociar melhores condições de pagamentos com os fornecedores, que tendem a ser mais flexíveis quando você sugere uma data ideal de vencimento e honra com aquele compromisso conforme combinado. 

Contudo, essas práticas podem não ser tão efetivas quando o número de inadimplência dos clientes for alto. Se você estabelece um prazo de pagamento e o cliente descumpre, com frequência, isso interfere na sua rotina. Monitorar e cobrar devidamente esses valores é importante, mas com um bom fluxo de caixa haverá menor impacto pois você estará preparado para lidar com essas nuances. 

Benefícios que sua empresa terá ao investir nesse processo

Não há benefício maior do que desfrutar do equilíbrio financeiro da empresa. Saber que haverá dinheiro no caixa no dia necessário para cumprir os pagamentos, sem pagar multas ou juros por atraso, deve ser sua meta gerencial. 

Quando uma empresa alcança esse equilíbrio, ela tende a obter melhores condições de negociação com o mercado e ter um clima interno mais suavizado, uma vez que as contas estão pagas. Além disso, ao buscar um empréstimo, por exemplo, o dinheiro de terceiros representa também o pagamento de um percentual cobrado pela instituição credora. Quando a empresa tem equilíbrio nas contas, ela pode, aos poucos, construir patrimônio próprio que poderá ser usado em momentos de necessidade – seja por expansão da operação ou por retração do mercado – sem que seja preciso recorrer a dinheiro de terceiros. 

E quais ferramentas investir para facilitar a rotina 

Integrar diversas atividade, como o contas a pagar e receber, emissão de notas fiscais, conciliação bancária e criação de centro de custos facilita e muito a vida do gestor. Para ganhar tempo, garantir maior assertividade e programar rotinas deste mês e dos próximos é essencial pensar em um sistema de gestão. 

E nesse sentido, nós somos especialistas. O Grupo Nathyelle desenvolveu o Sistema Nathyelle Web Gestor – que funciona virtualmente pela nuvem e em módulos mais sintetizados – e o Sistema Nathyelle Desktop Gestor – operando com instalação física no computador da empresa e com módulos amplificados que possibilitam personalização. Além de contribuir com todas essas rotinas, os sistemas contam com mais de 120 relatórios disponíveis, dashboard com gráficos de fácil entendimento, banco de dados SQL, suporte online e por telefone com time técnico, atualização virtual, funcionamento em Rede com plataforma Client/Server, permitindo conexão remota e muito mais. Converse conosco e saiba mais.